Organisatiesecretaris
Katwijk | 24 uur
Bij Ouwehand bouwen we elke dag aan woningen, gebouwen én aan onze eigen organisatie. Een organisatie waarin afspraken helder zijn, besluitvorming goed is georganiseerd en plannen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Om dat mogelijk te maken zoeken wij een daadkrachtige en zorgvuldige Organisatiesecretaris.
Deze functie is geen traditionele staffunctie, maar een centrale regierol binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat overlegstructuren goed functioneren, besluiten traceerbaar blijven en acties daadwerkelijk worden opgevolgd. Je bewaakt de kwaliteit van onze overleg- en besluitvormingsprocessen, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat afspraken niet tussen wal en schip raken.
Daarmee ben je een verbindende kracht in het hart van de organisatie. Je werkt nauw samen met directie, overlegvoorzitters en collega’s uit verschillende disciplines en levert een belangrijke bijdrage aan een organisatie die continu wil verbeteren. Dankzij jouw inzet blijven mensen met elkaar verbonden, worden afspraken nagekomen en worden besluiten omgezet in actie.
Wat ga je doen?
- Het vervullen van een onafhankelijke regierol waarbij je ervoor zorgt dat besluiten worden vastgelegd, opgevolgd en gerealiseerd.
- Het beheren van de overlegkalender en bewaken van vaste vergaderritmes.
- Het voorbereiden van agenda’s, zorgen voor een zorgvuldige agenda-opbouw en toetsen of onderwerpen en stukken besluitrijp zijn.
- Het notuleren en helder vastleggen van besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden.
- Het monitoren van de voortgang van actiepunten en signaleren van vertragingen, overlap of onduidelijkheden.
- Het signaleren van knelpunten en ervoor zorgen dat belangrijke onderwerpen tijdig worden besproken.
- Het afstemmen met het directieteam, overlegvoorzitters en betrokken collega’s.
- Het beheren van besluitenlijsten, overlegdocumentatie en kennisopbouw binnen de governancecyclus.
- Het bewaken van de kwaliteit van overleg- en besluitvormingsprocessen.
- Het voorbereiden en coördineren van personeelsvergaderingen en managementoverleggen.
- Het ondersteunen en verder ontwikkelen van een effectieve en toekomstbestendige overlegstructuur.
- Het stimuleren van eigenaarschap, samenwerking en voortgang binnen de organisatie.
Dankzij jouw inzet blijven directie en verschillende disciplines met elkaar verbonden, worden afspraken nagekomen en blijft de organisatie in beweging.
Jouw profiel
Je bent een organisatorisch sterke professional die gemakkelijk overzicht houdt in een omgeving met verschillende belangen, overlegstructuren en prioriteiten. Je werkt zorgvuldig, bent zelfstandig en weet wanneer je moet verbinden, doorvragen of juist bijsturen.
Daarnaast:
- Heb je hbo werk- en denkniveau.
- Heb je ervaring met bestuurlijke ondersteuning, directieondersteuning, programmaregie, governanceprocessen of een vergelijkbare regierol.
- Vanwege vaste overlegmomenten ben je beschikbaar op dinsdag en donderdag.
- Kun je goed schakelen tussen verschillende niveaus binnen een organisatie.
- Ben je communicatief sterk en organisatiesensitief.
- Durf je collega’s aan te spreken op afspraken, verantwoordelijkheden en voortgang.
- Werk je gestructureerd en nauwkeurig.
- Ben je betrouwbaar, discreet en onafhankelijk in je handelen.
- Heb je oog voor zowel detail als het grotere geheel.
Over ons
Wij zijn als vierde generatie familiebedrijf een moderne ontwikkelende bouwer met een ‘samen de schouders eronder’-mentaliteit. Bij ons staat de deur altijd open en zijn de lijnen kort. Vanuit onze vestigingen in Katwijk en Gorinchem werken we aan uitdagende projecten. Innovatie en duurzaamheid staan bij ons centraal, net als onze kernwaarden: Samen, Betrouwbaar, Vernieuwend en Plezier.
Wat wij jou bieden
Dit kun je bij ons verwachten:
- Een aantrekkelijk salaris dat aansluit bij jouw kennis en ervaring.
- Uitstekende primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de cao Bouw & Infra.
- Een ruim aantal vrije dagen om op te laden en een solide pensioenregeling.
- Mogelijkheden voor collectieve (aanvullende) zorgverzekering.
- Voorzieningen zoals een laptop en mobiele telefoon.
- Kansen voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling.
- Onze bedrijfscultuur is informeel, met korte lijnen. Naast samen hard werken is er ook ruimte voor gezelligheid, zoals gezamenlijke lunches, bedrijfsborrels en teambuildingactiviteiten.
Aanmelden is heel eenvoudig. Stuur ons jouw motivatie en CV met je persoonlijke gegevens. Zet je eerste stap naar een nieuwe toekomst! Maak ons enthousiast, dan willen we je graag ontmoeten. Wij bekijken je aanmelding zorgvuldig en laten je binnen twee weken weten of we je uitnodigen voor een kennismakingsgesprek. Wij nemen contact met je op om een eerste gesprek in te plannen. Het eerste gesprek is een kennismaking met elkaar. Klikt het tussen ons? Maar ook: wil jij ons graag als je nieuwe collega’s? Op die manier komen we te weten of jij die enthousiaste collega bent die wij zoeken. Maar ook of de functie past bij wat jij zoekt. Klikt het tijdens onze kennismaking, dan komt er een tweede gesprek. Daarin hebben we het uitgebreider over de inhoud van de functie en/of traject. Vaak zijn twee gesprekken onderdeel van de procedure. Daarna ontvang je van ons het aanbod waarin we de gemaakte afspraken schriftelijk aan je bevestigen middels een contractmap. De komende periode begeleiden we je door de laatste stappen richting jouw eerste werkdag. Zo weet je precies wat je kunt verwachten, welke acties er nog nodig zijn en hoe we samen zorgen voor een goede start.Stap 1: Aanmelden
Stap 2: Screening
Stap 3: Het kennismakingsgesprek
Stap 4: Inhoudelijk vervolggesprek
Stap 5: Aanbod
Welkom bij ouwehand
Hoe ziet jouw werkdag eruit?
Je start de dag met het doornemen van openstaande actiepunten uit verschillende overlegstructuren. Welke besluiten vragen nog om opvolging? Waar dreigt vertraging te ontstaan? En welke onderwerpen verdienen aandacht tijdens een volgend overleg? Jij houdt het overzicht en zorgt dat niets tussen wal en schip raakt.
Later op de ochtend bereid je een overleg van het directieteam voor. Je beoordeelt of onderwerpen besluitrijp zijn, stemt af met betrokken collega’s en zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment worden besproken. Tijdens het overleg bewaak je de besluitvorming, leg je besluiten en actiepunten zorgvuldig vast en zorg je dat verantwoordelijkheden helder zijn belegd.
In de middag heb je afstemming met overlegvoorzitters, staf en collega’s uit verschillende teams. Je bespreekt de voortgang van acties, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Ondertussen houd je besluitenlijsten en overlegdocumentatie actueel, zodat informatie toegankelijk en traceerbaar blijft.
Geen dag is hetzelfde. De ene dag ligt de nadruk op voorbereiding en besluitvorming, de andere dag op afstemming en opvolging. Wat altijd hetzelfde blijft, is jouw rol als verbindende schakel binnen de organisatie. Dankzij jouw overzicht, structuur en regie blijven directie, staf en teams met elkaar verbonden en worden besluiten omgezet in actie.
Planning sollicitatieprocedure
Reageren kan tot en met 21 augustus. In de week van 24 augustus sturen wij een ontvangstbevestiging op jouw sollicitatie. Vanaf 1 september starten we met de selectiegesprekken.